Ab 2025 wird es bis 2028 eine schrittweise Einführung der e-Rechnung im B2B in Deutschland geben. Die vorgesehenen Formate sind XRechnung oder ZUGFeRD. Easy Invoice (Software Download) erhält dazu ein Update, um die Formate bedienen zu können. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht als elektronische Rechnung.
Wie sieht die Übergangsfrist aus ?
Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Bis Ende 2027 sieht es wie 2026 aus, allerdings gilt die zusätzliche Voraussetzung, dass der Rechnungsteller einen maximalen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro hat. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen dann zwingend einzuhalten. Ausnahmen gibt es hier bei Kleinbetragsrechnungen.
Unternehmer müssen jedoch ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland sieht eine gestaffelte Übergangsfrist vor, um Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben.
2025
Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für große Unternehmen. Diese Unternehmen müssen ab diesem Jahr Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln.
Geltungsbereich: Große Unternehmen (nach EU-Definition, in Deutschland meist Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und/oder einem Jahresumsatz von über 50 Millionen Euro) müssen elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln.
Anforderungen: Umsetzung auf Basis akzeptierter Standards (z.B. ZUGFeRD, XRechnung). Schulungen und technische Anpassungen sollten bereits abgeschlossen sein.
2026
Erweiterung der Pflicht auf mittelgroße Unternehmen. Diese müssen nun ebenfalls elektronische Rechnungen verwenden und haben das Jahr 2025, um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Geltungsbereich: Mittlere Unternehmen (nach EU-Definition, in Deutschland meist Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 10 bis 50 Millionen Euro) fallen unter die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Anforderungen: Auch diese Unternehmen müssen nun kompatible Systeme installiert haben und in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Die gleichen Standards und Übertragungsprotokolle (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) wie für große Unternehmen gelten.
2027
Kleinere Unternehmen werden in die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung einbezogen. Damit haben auch sie genug Zeit, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
Geltungsbereich: Kleine Unternehmen (nach EU-Definition, in Deutschland meist Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von bis zu 10 Millionen Euro) müssen die elektronische Rechnungsstellung einführen.
Anforderungen: Diese Phase erfordert von kleineren Unternehmen, dass sie ebenfalls kompatible Systeme implementieren. Eventuelle Förderprogramme oder Unterstützungsangebote können bereitgestellt werden, um den Übergang zu erleichtern.
2028
Ab diesem Jahr gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Es ist die letzte Phase der vollständigen Umsetzung, und alle Unternehmen müssen nun vollständig elektronisch Rechnungen austauschen.
Geltungsbereich: Alle Unternehmen (auch Kleinstunternehmen und Selbstständige) müssen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können.
Anforderungen: Vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen. Letzte Phase der Umsetzung, wobei es noch Ausnahmeregelungen für besondere Fälle geben könnte.
Diese gestaffelte Einführung soll sicherstellen, dass Unternehmen ausreichend Zeit haben, sich an die neuen Anforderungen zu gewöhnen und notwendige Softwarelösungen und Prozesse zu etablieren. Die genaue Ausgestaltung der Übergangsfristen kann noch angepasst
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